Cẩm Nang Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm PandaLex Express
Hệ thống Quản trị Vận tải Quốc tế (TMS) & Kế toán Tài chính Logistics khép kín. Hướng dẫn chi tiết từng thao tác cho Sales, Thủ kho, Kế toán và Ban Quản trị.
Tổng Quan & Đăng Nhập Hệ Thống
PandaLex Express hỗ trợ quản lý vận tải quốc tế tích hợp đa hãng (UPS, FedEx, DHL), quản lý 3 Hub chi nhánh (Hà Nội HAN, TP. Hồ Chí Minh SGN, Đà Nẵng DAD) và hệ thống sổ quỹ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Các bước đăng nhập an toàn:
- Truy cập /admin.html hoặc đường dẫn trang quản trị.
- Nhập tài khoản & mật khẩu được phân quyền (Admin, Kế toán, Thủ kho, Kinh doanh).
- Chọn Hub chi nhánh làm việc (SGN, HAN hoặc DAD).
- Hệ thống bảo vệ bằng JWT Head Auth Guard, tự động bảo mật phiên đăng nhập và ngăn chặn truy cập trái phép.
Sơ Đồ Quy Trình Vận Hành Khép Kín
Mọi kiện hàng đi từ lúc nhận yêu cầu đến khi bàn giao hãng bay đều tuân thủ chặt chẽ 5 bước dưới đây:
Tạo Đơn AWB
Kinh doanh nhập gửi/nhận, chọn luồng Tiền mặt hoặc Hợp đồng
Nhập Kho (Inbound)
Quét barcode, cân đo D x R x C, tính thể tích chia 5000
Cổng Tài Chính
Đơn tiền mặt bị KHÓA XUẤT KHO cho tới khi có Phiếu Thu
Lập Phiếu Thu
Kế toán thu tiền, xuất Phiếu 01-TT, mở khóa xuất kho
Xuất Kho Hãng
Thủ kho đóng Bảng Kê Xuất Kho giao tài xế UPS/FedEx
Phân Hệ Dành Cho Kinh Doanh & Điều Hành (Sales / Dispatcher)
3.1 Tra Cứu Giá Cước & Tính Trọng Lượng Thể Tích IATA
Hệ thống áp dụng công thức quy chuẩn hàng không quốc tế:
Hệ thống sẽ tự động so sánh giữa Trọng lượng thực tế (Gross Weight) và Trọng lượng thể tích (DIM Weight), lấy giá trị lớn hơn làm Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight).
3.2 Phân Loại Luồng Thanh Toán (Bắt Buộc Chọn Đúng)
Áp dụng cho khách lẻ, khách vãng lai. Đơn này sẽ tự động KHÓA XUẤT KHO. Thủ kho không thể cho hàng bay nếu kế toán chưa lập Phiếu Thu tiền mặt (01-TT).
Áp dụng cho khách hàng doanh nghiệp, đại lý có ký hợp đồng và hạn mức công nợ. Cước bán sẽ tự động ghi nợ vào sổ công nợ khách hàng.
3.3 In Nhãn AWB & Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice)
Sau khi lưu đơn, bấm nút In Tem AWB để in nhãn mã vạch chuẩn nhiệt (4x6 inch) dán lên kiện, và bấm In Invoice hoặc Tải File Excel Invoice để phục vụ thông quan xuất khẩu.
Phân Hệ Dành Cho Thủ Kho & Vận Hành Kho Bãi
4.1 Quét Mã Nhập Kho (Inbound Scan)
Khi hàng về kho bưu cục: Dùng máy quét mã vạch quét mã AWB trên kiện, đặt lên cân điện tử lấy Gross Weight, đo 3 chiều Dài - Rộng - Cao, bấm Xác Nhận Nhập Kho.
Nếu đơn là tiền mặt và chưa thu tiền, màn hình kho sẽ hiện màu đỏ: ⛔ CHƯA ĐỦ ĐIỀU KIỆN XUẤT KHO (ELIGIBLE = FALSE). Thủ kho tuyệt đối không được giao kiện hàng cho tài xế hãng bay. Bắt buộc liên hệ kế toán thu tiền và lập Phiếu Thu để hệ thống mở khóa xanh ✅ ĐỦ ĐIỀU KIỆN XUẤT KHO.
4.3 Lập Bảng Kê Xuất Kho (Dispatch Manifest)
Khi chuẩn bị bàn giao cho xe hãng UPS / FedEx: Chọn các đơn hàng đã xanh đủ điều kiện, bấm Tạo Bảng Kê Xuất Kho, in ra 2 liên có mã bảng kê (VD: BK-HAN-20261013-001), hai bên ký biên bản bàn giao.
Phân Hệ Kế Toán & Quản Lý Tài Chính (Finance Enterprise)
Quy chuẩn Thu - Chi theo số AWB & Chuẩn Hóa Upload File Excel
Mọi khoản thu tiền về hay chi tiền ra đều phải gắn liền với mã AWB tồn tại trong CSDL. Thu tiền là để gạch nợ cho AWB đó; Chi tiền (cước gốc hãng, hải quan, xe tải, bao bì) là để ghi nhận vào lịch sử chi phí của chính AWB đó để tính lãi lỗ ròng chính xác từng đơn.
5.1 Lập Phiếu Thu Tiền Đơn Lẻ (Mẫu 01-TT)
- Bấm
+ Lập Phiếu Thu Tiềntrong menu Sổ Quỹ. - Nhập Mã Vận Đơn (AWB) * rồi bấm nút Tra Cứu. Hệ thống tự động nạp cước bán, tên khách hàng, số điện thoại, Hub thu tiền.
- Chọn Kênh thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản Vietcombank, Techcombank, Ví...).
- Bấm Lưu Phiếu Thu (hoặc Lưu & In Ngay 01-TT). Hệ thống cấp mã số
PT-YYYYMMDD-XXXX, cập nhật tiền vào Sổ Quỹ và mở khóa xuất kho ngay lập tức.
5.2 Thu Tiền Hàng Loạt Bằng File Excel (.xlsx)
Quy trình chuẩn 4 bước:
* Hệ thống tự động kiểm tra: Dòng có AWB tồn tại hiện màu xanh Hợp lệ; Dòng sai AWB hiện màu đỏ Lỗi AWB. Chỉ các dòng hợp lệ mới được sinh phiếu thu.
5.3 Lập Phiếu Chi Tiền Đơn Lẻ (Mẫu 02-TT) & Ghi Nhận Chi Phí AWB
- Bấm
+ Lập Phiếu Chi Tiền. - Nhập Mã Vận Đơn (AWB) * rồi bấm Tra Cứu. Hệ thống tự động nạp cước gốc hãng (Cost Price) và đơn vị nhận tiền (UPS/FedEx).
- Chọn Khoản mục chi:
EXP_CARRIER_COST: Chi cước gốc mua hãng bay (Tự động gạch nợ HãngvendorSettled = true).EXP_CUSTOMS_CLEARANCE: Chi phí kiểm hóa, hải quan.EXP_FIRST_MILE_TRUCKING: Chi phí xe tải trung chuyển nhận hàng.EXP_PACKAGING_SUPPLIES: Mua thùng carton, màng bọc PE, băng dính.EXP_SHIPMENT_COMPENSATION: Bồi thường hư hỏng hàng hóa.
- Bấm Lưu Phiếu Chi (hoặc Lưu & In Ngay 02-TT). Khoản chi được ghi nhận tức thì vào mảng
expenseHistorycủa chính AWB.
5.4 Chi Phí Hàng Loạt Bằng File Excel (.xlsx)
Tương tự như thu tiền: Bấm 📤 Chi Tiền Theo Excel, tải file mẫu PandaLex_Mau_Chi_Phi_AWB.xlsx, điền danh sách số AWB kèm mã khoản mục chi và số tiền chi, kéo thả file lên hệ thống và bấm 🚀 Xác Nhận Chi Tiền.
5.5 Sổ Quỹ Toàn Diện (Cash Book) & Quản Lý Danh Mục
Màn hình Sổ Quỹ Thu - Chi hiển thị tức thì: Tổng Thu, Tổng Chi, Tồn Quỹ Tiền Mặt, Tồn Quỹ Ngân Hàng và Lợi Nhuận Gộp. Kế toán có thể bấm vào nút máy in trên từng dòng giao dịch để in lại Phiếu Thu 01-TT hoặc Phiếu Chi 02-TT bất cứ lúc nào.
Phân Hệ Quản Lý Khách Hàng & Công Nợ
Hệ thống theo dõi chặt chẽ hạn mức tín dụng nợ (Credit Limit) của từng khách hàng và đại lý:
- Theo dõi công nợ lũy kế thời gian thực theo từng số AWB.
- Cảnh báo khách hàng vượt hạn mức công nợ hoặc nợ quá hạn thanh toán.
- Xuất file Excel Bảng kê đối soát công nợ chi tiết gửi cho khách hàng định kỳ vào ngày 15 hoặc cuối tháng.
Quản Trị Hệ Thống & Biểu Cước Hãng
- Cập nhật biểu cước: Nạp trực tiếp file Excel biểu cước mới của UPS và FedEx khi hãng điều chỉnh giá định kỳ.
- Phân quyền vai trò: Sử dụng trang permissions.html để gán quyền chính xác cho từng nhân sự (Admin, Kế toán, Thủ kho, Kinh doanh), đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ nguyên tắc kiểm soát nội bộ.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
❓ Tại sao tôi bấm Xuất Kho mà hệ thống báo lỗi không cho xuất?
👉 Vì đây là đơn hàng Tiền Mặt (IMMEDIATE) nhưng kế toán chưa lập Phiếu Thu. Báo ngay cho kế toán lập Phiếu Thu tiền mặt (01-TT) cho số AWB đó. Khi phiếu thu được lưu, đơn hàng sẽ tự động chuyển màu xanh và xuất kho bình thường.
❓ Khi up file Excel Thu Tiền có dòng báo đỏ thì phải làm sao?
👉 Dòng màu đỏ là do số AWB không tồn tại trên hệ thống (hoặc gõ sai ký tự, thừa khoảng trắng). Hãy kiểm tra lại số AWB trên kiện hàng và chỉnh sửa lại file Excel rồi kéo thả file lên lại.
❓ Thu tiền 100 đơn hàng của đại lý cùng lúc thì làm thế nào nhanh nhất?
👉 Dùng tính năng Thu Tiền Theo Excel: Tải file mẫu về, dán 100 số AWB và số tiền tương ứng, kéo thả file lên và bấm Xác Nhận Thu Tiền Hàng Loạt. Hệ thống gạch nợ 100 đơn hàng chỉ trong 1 giây.